Events für das Lokal planen in wenigen Schritten

Nicht nur als Neugründer profitieren Sie von regelmäßigen Veranstaltungen in Ihrer Gastronomie. Auch für alte Hasen der Branche lohnt es sich, Events als hochwertiges Marketing-Tool einzusetzen. Durch abwechslungsreiche Shows, Krimidinner oder Galaabende in tollem Ambiente, erzielen Sie langfristige Vorteile für Ihr Restaurant.

Vor dem Event

Ein Event, das langfristige Vorteile nach sich zieht, sollten Sie gut planen und strukturieren. Planlos vorzugehen ist ein absolutes No-Go und kostet Sie im schlimmsten Fall Ihren Ruf. Im Vorhinein machen Sie sich Gedanken um folgende Dinge:

1. Was möchten Sie mit Ihrem Event erreichen?

Events haben kurzfristige und langfristige Auswirkungen auf Ihr Restaurant. Deutlich wichtiger sind die langfristigen Vorteile: Sie heben mit Veranstaltungen Ihren Bekanntheitsgrad an und gewinnen Neukunden. Außerdem binden Sie Stammkunden an Ihr Lokal und positionieren sich. So setzen Sie Ihr Restaurant vom Wettbewerb ab und werten nachhaltig Ihr Image auf. Im besten Fall kommt die Veranstaltung bei den Gästen so gut an, dass Sie dauerhaft davon profitieren und Ihr Restaurant zu einem beliebten Hot-Spot in der Gegend wird.

2. Welche Zielgruppe möchten Sie mit dem Event erreichen?

Die Zielgruppe spielt eine grundlegende Rolle bei der Planung. Von ihr hängt die Gestaltung des Events ab, welche Art von Veranstaltung Sie organisieren und wie Sie dafür werben. Planen Sie beispielsweise eine Veranstaltung für junge Leute um die 20, wäre ein Bingo Abend nicht die erste Wahl. Umgekehrt ist ein Disco-Abend mit aktuellen Chart-Hits weniger für Gäste um die 60 geeignet.

3. Wie bewerben Sie Ihre Veranstaltung am besten und welches Medium eignet sich?

Promoten Sie Ihr Event, damit potenzielle Kunden davon erfahren. Im digitalen Zeitalter besteht neben Flyern, Plakaten und Pressemitteilungen die Möglichkeit, über Instagram, Facebook und Co. Werbung für Ihr Event zu machen. Wenn Sie mit Flyern arbeiten, stellen Kooperationen eine gute Option dar: Sie machen in Ihrem Lokal Werbung für den Kooperationspartner und im Gegenzug legen Sie bei ihm Flyer aus. Wichtig ist auch hier: Orientieren Sie sich an Ihrer Zielgruppe. Jüngere Gäste erreichen Sie mit Social Media, während ältere Kunden eher über Plakate oder Zeitungen auf Ihr Event aufmerksam werden.

4. Planung grundlegender Daten

Wenn Sie sich einen groben Überblick über Ziele, Zielgruppe und Werbung verschafft haben, legen Sie Datum und Uhrzeit des Events fest. Passende Dekoration verwandelt Ihre Gastronomie in ein Wohlfühlambiente. Kosten für Lebensmittel, Getränke und Personal, sowie Dekoration, Werbekosten oder Technik, kalkulieren Sie ebenfalls im Voraus. Andernfalls stürzen Sie sich in Unkosten.

Tipps für Ihre Veranstaltung

Statt Werbegeschenke, die am Ende des Abends in der Mülltonne landen, geben Sie das Budget lieber für ausgebildete, freundliche Servicekräfte und gute Show Acts aus. Wählen Sie gute Sponsoren, die beispielsweise schöne Möbel anbieten, mit denen Sie Ihr Lokal für den Tag schmücken.

Ein Tipp mit dem Sie sich von der Masse abheben, ist die Auswahl des Essens. Bereiten Sie nicht nur Standardgerichte zu, sondern setzen, auf kulinarische Highlights. Präsentieren Sie eine Auswahl an Speisen und Getränken, die sich von der Konkurrenz abhebt. Passen Sie das Wording der Speisekarte dem Event an. Veranstalten Sie eine 90er Jahre Party, benennen Sie die Cocktails nach Stars aus dieser Ära beispielsweise "Britney on the Rocks" oder Long Island "Ice-T".

Welches Event kommt für Ihre Gastronomie in Frage?

Um Ihr Lokal zu promoten, eignen sich verschiedene Aktionen und Events. Von kleinen Veranstaltungen, wie Lesungen oder Konzerten, bis hin zu Themenwochen, sind Ihrer Fantasie keine Grenzen gesetzt. Die Ziele, die Sie mit dem Event erreichen möchten, spielen eine wichtige Rolle. Neukunden akquirieren Sie mit großen Events, die Sie selten veranstalten. Stammkunden binden Sie durch regelmäßige kleine Events, wie beispielsweise wöchentliche Lesungen oder Quizabende. Bleiben Sie bei der Organisation der Veranstaltung dem Motto Ihres Restaurants treu. Ein paar Ideen für Gastronomie-Events haben wir für Sie zusammengefasst:

Ein Beispiel für erfolgreiches Event-Marketing, sind die KD-Schiffe der Deutschen Rheinschiffahrt GmbH. An Bord finden regelmäßig verschiedene Gastronomie-Events, wie beispielsweise Krimidinner oder Dinnerfahrten mit Spitzenköchen, statt.

Aber Achtung: Daten wie Weihnachten oder Silvester sind Termine, an denen Ihre Konkurrenz nicht schläft. An solchen Tagen lohnt es sich besonders, Highlights in Ihre Speisekarte zu integrieren, mit denen Sie bei Ihren Gästen punkten. Organisieren Sie auch an anderen Terminen verschiedene Veranstaltungen.

Es lohnt sich Freitags und Samstags Events zu organisieren, da Ihre Gäste meistens am Wochenende ausgehen und dies die umsatzstärksten Tage sind. Zusätzlich können Sie einen Tag unter der Woche beispielsweise regelmäßige Quizabende veranstalten.

Richtlinien für Events

Veranstalten Sie ein Event, sind Sie dazu verpflichtet, sich an bestimmte Richtlinien zu halten. Dies geht von der Planung über Werbung bis hin zur Veranstaltung selbst.

Planung und Organisation

Prüfen Sie bei der Planung, ob die Veranstaltung anmeldepflichtig ist und welche Sicherheitsmaßnahmen Sie im Voraus treffen müssen. Achten Sie bei Plakaten darauf, dass Sie diese auch wirklich anbringen dürfen.

Das Event

Die meisten Richtlinien gelten für die Veranstaltung selbst. Wenn Jugendliche und Teenager an der Veranstaltung teilnehmen, sind Sie dazu verpflichtet, das Jugendschutzgesetzt einzuhalten. Unter anderem bedeutet dies, dass Sie keine alkoholischen Getränke an unter 18-jährige verkaufen dürfen, sowie dass Minderjährige um 24 Uhr Ihr Lokal zu verlassen haben. Außerdem müssen Sie für die Sicherheit aller Gäste sorgen und die Lärmschutzvorgaben einhalten. Informieren Sie sich gründlich über einzuhaltende Vorgaben und Gesetze. Verstoßen Sie gegen die Vorgaben, machen Sie sich strafbar.

Nach dem Event

Am Ende ziehen Sie eine Bilanz, ob sich die Veranstaltung gelohnt hat. Beziehen Sie Ihre Gäste mit ein. Fragen Sie, wie sie das Event fanden, was Ihnen gefehlt hat oder welche Veranstaltung sie sich als Nächstes wünschen. So bekommen Sie einen Überblick und lassen Kritik und positive Anmerkungen in Ihre nachfolgende Veranstaltung einfließen.

Bleiben Sie nach dem Event mit Ihren Kunden in Kontakt und punkten Sie mit verschiedenen Aktionen. Bieten Sie beispielsweise Kunden- oder Stempelkarten an, durch die Ihre Gäste Rabatt erhalten. Sonderaktionen für VIP Kunden sind ebenfalls gut geeignet. Denken Sie sich verschiedene Aktionen und Events aus, die Sie von der Konkurrenz abheben und aus der Masse hervorstechen lassen. So steigt die Chance für positive Mundpropaganda.

Fazit

Events lohnen sich, um Ihre Gastronomie zu bewerben und bringen langfristige Vorteile mit sich. Seien Sie kreativ und heben Sie sich mit Ihrer eigenen Event-Idee von der Konkurrenz ab. Das A und O bei einer Veranstaltung ist die vorherige Planung. Informieren Sie sich über Richtlinien und Vorgaben. Besonders wichtig ist auch die Nachbereitung Ihres Events, da Sie sich dadurch einen Überblick über Finanzen und die Meinung Ihrer Kunden verschaffen. Im Endeffekt entscheiden Sie, ob sich die Organisation eines weiteren Events für Sie lohnt.